De la collecte des données aux tableaux de bord Excel, Microsoft Lists et Power BI

Cette formation s’adresse aux personnes amenées à collecter, gérer et analyser des données dans leur organisation, notamment :

• Professionnels administratifs
• Gestionnaires et chefs d’équipe
• Responsables de projets
• Toute personne utilisant Excel pour le suivi d’activités ou de données opérationnelles
• Ingénieurs

Elle est particulièrement pertinente pour les personnes travaillant dans des environnements où les données sont collectées à partir de fichiers multiples et nécessitent une consolidation et une analyse régulière.

Dans de nombreuses organisations, le suivi des projets et des activités repose encore sur des fichiers Excel partagés. Bien qu’Excel soit un outil puissant, son utilisation collaborative entraîne plusieurs défis : conflits de versions, erreurs de manipulation, manque de traçabilité, contrôle d’accès limité et fragilité des formules.

Par ailleurs, plusieurs organisations disposent déjà d’un environnement Microsoft 365 et de Power BI, sans exploiter pleinement leur potentiel pour structurer la collecte des données et améliorer le pilotage des activités.

Dans ce contexte, les données sont souvent dispersées, difficiles à consolider et peu fiables, ce qui limite la qualité des analyses et la prise de décision.

Cette formation propose une approche progressive et complète, de la collecte des données à leur exploitation. À partir d’un cas concret, vous apprendrez à organiser, consolider et analyser des données issues de fichiers multiples, puis à construire des tableaux de bord pertinents.

Vous explorerez trois approches complémentaires :

• Excel seul
• Excel connecté à Power BI
• Microsoft Lists connecté à Power BI

À travers une démarche comparative et pratique, vous construirez un même tableau de bord selon ces différentes architectures et analyserez leurs avantages, leurs limites et leurs contextes d’utilisation.

L’objectif est de développer une capacité d’analyse et de décision afin de choisir la solution la plus adaptée aux besoins et à la maturité de votre organisation.

Matériel requis

• Ordinateur portable sous Windows (version 10 ou plus récent) — Power BI Desktop n'est pas disponible sur Mac
• Accès Internet
• Microsoft Excel (version récente recommandée)
• Power BI Desktop (gratuit, à installer)
• Accès à un environnement Microsoft 365 (incluant Microsoft Lists via SharePoint ou Teams) recommandé pour le module 4, sans être obligatoire

• Consolider des données issues de fichiers multiples dans un fichier central
• Créer des analyses à l’aide de tableaux croisés dynamiques dans Excel
• Comprendre les limites d’une gestion basée sur des fichiers Excel
• Mettre en place une collecte de données structurée à l’aide de Microsoft Lists
• Concevoir un tableau de bord simple avec Excel pour le suivi d’indicateurs
• Concevoir un tableau de bord simple avec Power BI pour le suivi d’indicateurs
• Connecter des données Excel à Power BI pour produire des visualisations interactives
• Connecter des données Microsoft List à Power BI pour produire des visualisations interactives
• Choisir une solution adaptée à son contexte organisationnel : comparer les avantages, limites et risques de chaque architecture

La formation présente une alternance entre des activités à réaliser de manière autonome, en format asynchrone et des séances synchrones avec le formateur.

Module 1 - Consolidation des données avec Excel

Asynchrone

• Capsules à visionner : Présentation de l'étude de cas et Modes de consolidation de fichiers Excel
• Quiz : Profil du participant (secteur, rôle, organisation, outils utilisés, niveau Excel, familiarité Power BI et Microsoft Lists)

Synchrone

• Organisation des fichiers
• Structure des données
• Consolidation (manuelle et Power Query)
• Création du fichier maître

Module 2 - Analyse et tableau de bord dans Excel

Asynchrone

• Capsule à visionner : Les éléments d'un tableau de bord Excel : tableaux croisés dynamiques, graphiques dynamiques, segments
• Lectures : Choix des indicateurs, Bonnes pratiques de visualisation et Lien entre indicateurs et données à collecter
• Quiz: Vérification des concepts de la capsule et des lectures

Synchrone

• Tableaux croisés dynamiques
• Indicateurs (heures par projet, par employé)
• Graphiques et graphiques croisés dynamiques
• Filtres et segmentations
• Construction d’un tableau de bord
• Bonnes pratiques de visualisation

Module 3 - Introduction à Power BI

Asynchrone

• Capsule à visionner : Les éléments de Power BI Desktop : vue Rapport, vue Données, Vue Modèle, Power Query
• Lectures : Installation de Power BI Desktop et Licences et coûts de Power BI
• Quiz : Vérification des concepts — interface, licences

Synchrone

• Connexion au fichier Excel
• Power Query
• Création de visuels
• Tableau de bord
• Partage via Power BI Service

Module 4 - Structuration des données avec Microsoft Lists

Asynchrone

• Capsule à visionner : Installation et accès à Microsoft Lists
• Lectures : Introduction à Microsoft Lists et Usages de Lists dans les organisations
• Quiz : Vérification des concepts : Lists vs Excel, types de colonnes

Synchrone

• Création d’une Microsoft Lists
• Définition des colonnes
• Saisie et validation
• Connexion à Power BI

Module 5 - Synthèse et choix de la solution

Synchrone

• Comparaison des 3 architectures
• Comment appliquer la réflexion à son propre contexte organisationnel

Méthodes pédagogiques

• Approche basée sur une étude de cas concrète et réaliste
• Alternance entre présentations théoriques et exercices pratiques
• Réalisation progressive d’un même cas selon différentes approches (Excel, Power BI, Microsoft Lists)
• Démonstrations guidées suivies de mises en pratique individuelles
• Échanges et discussions pour favoriser la compréhension et le partage d’expérience
• Support de formation fourni (fichiers Excel, fichier Power BI (.pbix), enregistrements vidéo des séances, tutoriels de référence)