Pour obtenir une subvention afin d'embaucher un étudiant, vous devez soumettre une offre d'auxiliaire ou d'agent contractuel dans le site Web du Service du développement professionnel en tenant compte du calendrier. Le Service du développement professionnel transmet un courriel au personnel de l'Université pour les informer de la date d'ouverture des programmes de subvention. C'est le moment à partir duquel vous pouvez transmettre vos offres afin qu'elles soient affichées à la date de mise en disponibilité des fonds.
Tous les étudiants peuvent postuler, qu'ils soient admissibles ou non à l'un ou l'autre des deux programmes de subvention. Dans votre compte, un élément visuel intégré à l'offre vous permettra de distinguer facilement le statut d'admissibilité de chaque personne ayant postulé. À la fin de l'affichage, vous pourrez choisir le candidat de votre choix, qu'il soit admissible ou non à l'un ou l'autre des volets du programme.
Un montant vous est réservé au terme de l'affichage au moment où vous sélectionnez un candidat admissible si des fonds sont encore disponibles. Pour obtenir la subvention, vous devez ensuite répondre à quelques questions en ligne, puis téléverser dans les 10 jours ouvrables dans l'offre en ligne :
Vous pouvez soumettre votre offre dès la date d'ouverture du programme. La date de début de l'affichage que vous inscrivez ne doit toutefois pas être antérieure à la date de mise en disponibilité des fonds (voir le calendrier).
Des subventions pour les deux volets du programme sont offertes un mois environ avant le début de chaque session. Si vous souhaitez obtenir une subvention, soumettez vos offres le plus tôt possible dès l'ouverture du programme (le Service du développement professionnel transmet un courriel à toutes les unités du campus pour en faire l'annonce). Comme il y a un délai entre l'ouverture des programmes et la mise en disponibilité des fonds (voir le calendrier), si vous transmettez votre offre dès l'ouverture des programmes, cela permettra au Vice-rectorat aux ressources humaines de l'approuver et au Service du développement professionnel de la traiter pour que l'affichage puisse débuter à la date de mise en disponibilité des fonds. Si vous indiquez une date de début d'affichage antérieure à la date de mise en disponibilité des fonds, votre offre ne sera pas admissible à l'obtention d'une subvention.
Dans la boîte Fonds disponibles ou dans votre compte, vous pourrez voir en temps réel les sommes restantes pour chaque programme. Vous pouvez soumettre des offres tant que le montant maximal n’a pas été atteint.
Les subventions sont attribuées selon le principe du « premier arrivé, premier servi* ». Plus tôt votre offre sera affichée, à partir de la date de mise en disponibilité des fonds, et plus tôt votre candidat sera sélectionné, plus vous serez susceptible d'obtenir une subvention. Cette dernière est attribuée, s'il reste des fonds**, une fois que vous avez sélectionné, dans l'offre, un candidat admissible à l'un ou l'autre des volets du programme de subvention. Vous devez de plus avoir répondu à quelques questions en ligne afin qu'une subvention vous soit attribuée.
Astuce : pour que votre offre soit affichée dès la date de mise en disponibilité des fonds, soumettez-la dès que vous recevrez le courriel du Service du développement professionnel vous informant des dates d'ouverture du programme et de mise en disponibilité des fonds -- c'est cette dernière que vous devez inscrire comme date de début d'affichage. Le Vice-rectorat aux ressources humaines aura ainsi le temps de vérifier votre offre et le Service du développement professionnel de l’afficher dans les temps. Attention de ne pas indiquer une date d'affichage antérieure à la date de mise en disponibilité des fonds, car votre offre ne serait alors pas admissible à l'obtention d'une subvention.
*À noter que le principe de « premier arrivé, premier servi » ne se base pas sur la date de réception de votre offre, mais sur le moment où vous choisissez un candidat admissible dans votre portail une fois l'affichage terminé.
**Avant de choisir un étudiant, vous pouvez vérifier dans la boîte Fonds disponibles ou dans votre compte s'il reste des fonds pour l'un ou l'autre des volets du programme et choisir un candidat en conséquence.
Par souci d'équité, le nombre de subventions est limité à deux par superviseur (professeur ou chercheur) par session, soit deux postes pour une même offre ou deux postes pour deux offres différentes. Considérant cette limite, la soumission d'un grand nombre d'offres par superviseur ne permettra pas d'obtenir plus de subventions.
Une fois votre offre transmise, celle-ci doit être approuvée par le Vice-rectorat aux ressources humaines de l’UL. Il faut prévoir jusqu'à 14 jours pour cette étape. Par la suite, elle est transmise au Service du développement professionnel pour affichage, ce que nous garantissons à l’intérieur d’un délai de 24 heures ouvrables ou en fonction de la date d'affichage que vous avez indiquée.
Prenez ces délais en considération et soumettez votre offre le plus tôt possible en fonction de la date d'ouverture du programme afin de bénéficier des fonds disponibles. Voir aussi la question À quel moment dois-je soumettre mon offre? et le calendrier du processus.
Dans votre compte, à la rubrique Mes offres et candidatures du menu, sélectionnez l'offre souhaitée. Vous pourrez voir à côté de chaque personne ayant postulé son « statut d'admissibilité », soit les situations suivantes :
- n'a pas fait de demande d'admissibilité auprès du BBAF
- admissible au volet Étudiants québécois*
- admissible au volet Étudiants de l'international*
- non admissible au programme
- demande d'admissibilité en traitement
- statut d'admissibilité échu (la vérification du statut d'admissibilité de l'étudiant échoit annuellement; l'étudiant peut refaire une demande chaque année).
*Un étudiant peut être choisi pour un ou plusieurs projets, mais il ne peut être subventionné pour plus de 250 heures par session. Lorsque vous sélectionnez un candidat dans votre portail, le nombre d'heures maximum pour lequel l'étudiant sera subventionné est indiqué.
Vous pouvez sélectionner un candidat n'ayant pas fait les démarches pour vérifier son admissibilité auprès du BBAF si vous ne voulez pas de subvention. Si l'étudiant consent à faire les démarches auprès du BBAF et qu'il obtient une réponse positive, la mention « admissible » apparaîtra devant son nom et vous pourrez alors le sélectionner et obtenir une subvention s'il reste suffisamme de fonds.
Note : seuls les étudiants québécois ayant fait ou pouvant faire une demande au Régime de prêts et bourses du Québec peuvent faire vérifier leur admissibilité au programme études-travail par le BBAF. Les étudiants de l'international n'ont pas à faire cette démarche car leur admissibilité leur est reconnue sur la base des droits de scolarité majorés, sans exemption. Les candidats des autres provinces canadiennes ou en échange ne sont pas admissibles à ces programmes de subvention.
Dans la boîte Fonds disponibles ou dans chaque offre ayant été publiée vous pourrez voir les sommes restantes pour chaque volet du programme.
Si vous n'avez reçu aucune candidature ou si vous n'êtes pas satisfait des candidatures reçues, vous avez la possibilité de prolonger l'affichage de votre offre pour la durée que vous souhaitez.
Un conseil : vérifiez d'abord les fonds disponibles et prolongez l'affichage de quelques jours seulement afin d'éviter que les fonds ne s'épuisent pendant la prolongation.
Si, parmi les étudiants qui ont postulé, aucun n'est admissible à l'un ou l'autre des volets du programme de subvention, vous pouvez embaucher un candidat non admissible (vous n'aurez donc pas de subvention) ou prolonger l'affichage de votre offre pour la durée désirée afin de susciter de nouvelles candidatures.
Si vous choisissez un étudiant admissible à une subvention et qu'il reste des fonds pour cette subvention, vous devrez fournir quelques renseignements en ligne :
La somme de la subvention sera alors réservée pour votre candidat.
Vous devrez alors téléverser, à partir de l'offre dans votre compte, le contrat original de l'Université Laval dans les 10 jours ouvrables et nous indiquer la combinaison comptable de revenus dans laquelle la subvention sera versée*. Si le contrat n'est pas reçu dans ce délai, la subvention sera annulée et les fonds seront remis en disponibilité. Dans le cas de l'embauche d'un agent contractuel, vous devez téléverser une saisie d'écran de PeopleSoft RH, soit l'onglet Lieux de travail du dossier de l'employé.
*Si vous ne connaissez pas la combinaison comptable requise, vous pouvez vous adresser au technicien en administration ou à l'agent de secrétariat de votre unité.
Pour modifier une offre pendant ou après l'affichage ou encore les conditions d'un contrat qui ne seraient pas conformes à l'affichage, vous devez communiquer avec une des personnes responsables de l'approbation des offres d'auxiliaire aux ressources humaines de l'Université Laval. Transmettez votre demande par courriel au VRRH en mettant le Service du développement professionnel en copie conforme (sdp@ulaval.ca) et prenez soin d'indiquer le numéro de l'offre concernée.
Oui, vous pouvez le faire dans votre compte dès le lendemain de la date limite initiale. La durée de la prolongation est à votre discrétion.
Les emplois offerts dans le cadre du programme études-travail peuvent être crédités comme projets dirigés ou acceptés comme stages. L'étudiant est responsable d'effectuer les démarches nécessaires auprès des ressources concernées afin d'obtenir les crédits.
Si l'étudiant devient non admissible, par exemple parce que son statut passe de temps complet à temps partiel en cours de contrat, la subvention sera annulée. Un courriel vous sera alors transmis pour vous en informer et les fonds seront remis en disponibilité.
Si le statut de l'étudiant devient à temps partiel après la date limite d'abandon des cours sans remboursement des frais de scolarité, la subvention vous sera versée comme prévu.
Au moment de choisir votre candidat dans le site Web, s'il ne reste plus de fonds, il vous sera demandé si vous souhaitez que votre offre soit mise sur une liste d'attente. Le Service du développement professionnel communiquera avec vous si des fonds se libèrent.